Plan de compras


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El plan de compras

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Aquí tienes algunos consejos prácticos y sencillos que te permitirán seleccionar y negociar mejor con tus proveedores.

1. Reflexiona: ¿qué hace falta?

Lo primero –y fundamental– es realizar un inventario de necesidades. Según se explica en el libro Optimizando las compras, de R. Perrotin y P. Heusschen, “no todas las compras representan retos idénticos”. Por eso, debemos saber qué necesitamos, en qué cantidad, en qué momento y a qué precio.

Para ello, hay que tener en cuenta los distintos tipos de productos y servicios que se precisan para el desarrollo de tu actividad empresarial. Los más importantes son aquéllos que los expertos Perrotin y Heusschen denominan “estratégicos”. Se llaman así porque son fundamentales para la empresa, tanto por sus prestaciones como por su precio. Es el caso de los equipos informáticos necesarios para el funcionamiento de una correduría de seguros o las propias pólizas que ese tipo de empresa ofrece.

Por otro lado, hay compras más específicas y cotidianas que tienen un menor valor añadido. Por ejemplo, el papel y la tinta de la fotocopiadora.

Al hacer este análisis de necesidades debemos valorar tres aspectos distintos: beneficio, calidad y servicio. El equilibrio entre todos ellos será la clave de nuestro éxito. Es imprescindible tener muy en cuenta estas tres cuestiones a la hora de enfrentarse al siguiente paso.

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2. Estudia a los candidatos

Después de saber qué necesitamos comprar, habrá que decidir a quién. Hay proveedores de dos tipos: los que ofrecen liderazgo en costes y los que ofrecen la mejor calidad. O lo que es lo mismo: aquéllos que son muy baratos, pero por los que no podemos poner la mano en el fuego porque sean buenos, o aquéllos que son indudablemente buenos y estamos seguros de que su precio es igual de alto. Entre ambos suministradores hay una serie ilimitada de matices en función de la mayor presencia de una u otra cualidad.

Aunque quizás resulte obvio, no hay que olvidar nunca que se debe tener un conocimiento exhaustivo del producto que se desea adquirir. De hecho, hay que ir más allá e informarse sobre la situación del mercado y sobre los proveedores que lo proporcionan. Asociaciones profesionales, cámaras de comercio, bases de datos y anuarios o, simplemente, las referencias que de esas empresas puedan darnos nuestros conocidos, clientes, etcétera, pueden proporcionarnos la información necesaria para realizar la mejor selección.

3. Haz los primeros contactos

Llega entonces el momento de concertar reuniones y entrevistas con distintos proveedores. “No le pida a los candida- tos que vengan a verle. Preferentemente, acuda usted a sus empresas y obsérvelos”, aconseja Charles L. Gay en su libro La contratación de bienes y servicios . Será una buena ocasión para observar su trabajo en directo y recabar una valiosa información.

Trata de comprobar sus sistemas de trabajo, sus habilidades y debilidades, si te consideran importante entre el resto de su clientela y qué tipo de compromisos puedes esperar de esa empresa.

4. Piensa: dos mejor que uno

El estudio del CEF para EMPRENDEDORES aconseja “mantener siempre más de un proveedor para cada producto que se compre. Si él incurre en una rotura de stocks, por ejemplo, tu empresa evitará no poder cumplir los plazos comprometidos con los clientes”.

Lo ideal, siempre que sea posible, es conocer las ofertas de distintos proveedores y estimular la competencia entre unos y otros. Acostúmbrate a realizar pequeñas pruebas con los nuevos proveedores para comprobar cómo funcionan antes de lanzarte a operaciones importantes. Ello redundará siempre en tu propio beneficio.

5. El tamaño te importa, y mucho

Otra conclusión del estudio pone el acento en la relevancia del tamaño del proveedor. Se trata de una cuestión importante para no crear “excesivas dependencias en la adquisición de determinados productos vitales para el funcionamiento de una empresa”.

Si el proveedor es una compañía más grande que tu empresa, puede que no le importe quedar mal contigo. Pero, por otro lado, si es demasiado pequeño quizá no tenga capacidad suficiente para atenderte de forma eficaz.

6. Implanta un sistema de control

Lo primero que debemos valorar de un proveedor es la calidad de su producto. Asimismo, hay que tener en cuenta el servicio que acompaña al producto.

Para mantener un control adecuado sobre estos objetivos, el estudio del CEF asegura que se pueden desarrollar sencillos sistemas de evaluación por medio de “herramientas poco automatizadas, utilizando hojas de cálculo en las que se haga un seguimiento de los pedidos realizados y los albaranes recibidos”.

Fuente:

http://www.emprendedores.es/

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