Existen dos razones principales por las que es necesario renovar o generar un nuevo Certificado de Sello Digital:
1. Caducidad del certificado
Los CSD tienen una vigencia limitada. Cuando un certificado expira, ya no es posible emitir facturas válidas, ya que el SAT no permite timbrar CFDI con un sello digital vencido.
Renovar el certificado con anticipación evita:
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Interrupciones en la facturación.
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Rechazo de folios fiscales.
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Afectaciones en operaciones comerciales.
2. Actualización de la razón social o datos del contribuyente
Si la empresa cambia su razón social, se fusiona o realiza cualquier modificación fiscal relevante, se debe generar un nuevo certificado. Los CSD están vinculados directamente a la información fiscal registrada ante el SAT; cualquier cambio invalida su vigencia operativa.
Emitir CFDI con un certificado cuyos datos ya no coinciden puede generar rechazos y problemas de cumplimiento.
¿Cuándo debe hacerse el reemplazo del CSD?
La renovación o reemplazo debe realizarse en estos casos específicos:
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Antes de la fecha de vencimiento del certificado actual.
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Después de modificar la razón social u otros datos fiscales del emisor.
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Para preservar la continuidad de la serie y el conteo interno de folios configurados.
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En caso de comprometerse la seguridad del certificado (pérdida o filtración de la llave privada).
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Si el SAT lo solicita por procesos administrativos o verificaciones.
Consideraciones sobre series y folios al reemplazar o subir un CSD
• Al subir un nuevo certificado, es necesario crear una nueva serie y folio en el sistema para ese nuevo sello.
• Al reemplazar un certificado, la serie y folio que venían manejando se conserva para continuar con el consecutivo.
Conclusión
Reemplazar un Certificado de Sello Digital es fundamental para garantizar la continuidad operativa y el cumplimiento fiscal. Anticipar su caducidad, actualizarlo cuando cambian los datos del contribuyente y realizar el proceso de forma correcta para mantener la continuidad de folios permite evitar contratiempos y asegurar que todos los CFDI emitidos sean válidos y consistentes.
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