A inicios de este año la factura electrónica ya es obligatoria para las grandes firmas y pequeñas empresa. Y es que, a pesar de sus beneficios contrastados, este modelo de facturación aún no goza de una presencia masiva, sobre todo entre las pymes.
A esto, se suma el enorme desconocimiento que los emprendedores poseen acerca de qué es la factura electrónica, los diferentes formatos o los sistemas para integrarla en su organización, como advierte el director general de la Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad.
Unos interrogantes que iremos resolviendo a lo largo de este reportaje con la ayuda de varios expertos en la materia. Y todo ello con un único objetivo: que digas adiós al papel.
Delegar o no a terceros
Como primer paso, hay que saber en qué consiste el proceso, que se resume en la transmisión de facturas o documentos análogos por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un PC a otro); estos se firmarán de manera digital con certificados cualificados, con idéntica validez legal que las facturas en papel.
Después, deberás tomar la decicisión de si encargarte de esta tarea tú mismo o delegarla en terceros. Si optas por lo primero, Arbaiza lanza el mensaje de su sencillez. “Casi todos los programas de gestión y de contabilidad cuentan con un módulo de facturación electrónica. El único trámite aquí sería conseguir un certificado para firmar”, asegura.
Además, desde entidades privadas y públicas se están lanzando iniciativas orientadas a facilitar el uso de la factura electrónica. En concreto, la Facturación electrónica KIUBIX ofrece la facilidad de que ellos realizan todo el trámite correspondiente y tú solo te preocuparás por la realización de las facturas.
Factura tú mismo
Si uno asume internamente la facturación electrónica –sin subcontratarla-, tiene a su disposición varias fórmulas que, según su grado de complejidad, son:
- Lo más sencillo. Firmar un correo electrónico (o un documento con formato Word, Excel, Acrobat) y enviarlo con los datos de la factura. Esta modalidad no es la más habitual ni la más beneficiosa, según los expertos consultados. “Es evidente que si el receptor tiene que teclear de nuevo los datos que llegan en un PDF, la eficiencia y rapidez que se le supone al sistema desaparecen”, ilustra Inza.
- Fórmula intermedia. Consiste en emitir o recibir facturas desde una web con aplicaciones que permite crearlas de forma manual. Sebastián Muriel, director general de Red.es, señala que es un método asequible, pensado para aquéllos a los que les asusta una alternativa más compleja. También resulta interesante para pymes pequeñas, con un volumen de facturas pequeño, opina Xavier Puyol, responsable de Implantación y Proyectos EDI de la Asociación Española de Codificación Comercial (Aecoc).
- Lo más complejo (y completo). Se trata de integrar un módulo de facturación específico en los sistemas de gestión y financieros de la empresa. Coinciden los expertos que es la fórmula ideal y con la que se obtienen las ventajas que se le atribuyen a la factura electrónica. Entre ellas, una mayor agilidad en los trámites, al estar los procesos automatizados.
Dejarlo en manos ajenas
Para los emprendedores que opten por la fórmula de delegar la facturación, existen herramientas colectivas impulsadas por entidades bancarias, operadores de telecomunicaciones o empresas de gestión informática, según afirma Pérez. Pero hay también que tener en cuenta que esta modalidad no exime de las responsabilidades legales que conlleva toda factura, por lo que tendrías que ser muy cuidadoso al elegir al proveedor. Las soluciones varían, según se subcontrate el proceso total o parcialmente:
- Comodidad máxima. En este caso, el emprendedor no tiene que preocuparse de nada, pues la plataforma se encargará de cumplir todos los requisitos operativos, legales y de cualquier otro tipo. Estos sistemas disponen de una conexión para que el usuario pueda introducir sus facturas. A partir de ese momento, se generará un formato específico de documento al que se le aplicará una firma electrónica.
- Una firma, por favor. En esta ocasión, el proveedor únicamente tiene que facilitar la firma, aunque también cabe la posibilidad de que ofrezca otros servicios complementarios, como la validación de la misma.
No hay dos sin tres
Al margen de estas dos fórmulas de externalización, existe lo que se conoce como autofactura. En esta opción, la responsable de elaborar la factura es la entidad receptora, que, normalmente, también la firma. Este tipo de operaciones es habitual en algunos sectores muy específicos, como el de los seguros. De este modo, la entidad aseguradora genera la factura, después de que el profesional al que ha contratado para solventar un siniestro le haya remitido los datos del trabajo realizado
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